Standar Operasional Prosedur (SOP)

                                                                                                                            

Standar Operasional dan Prosedur Pengelolaan Keuangan A.  Pengeluaran Kas 1. Pembayaran Transaksi, Non Uang Muka: a)     Silahkan Staf mengisi Form Permintaan Pembayaran berdasarkan bukti transaksi yang ada. b)    Lampirkan semua bukti transaksi sesuai dengan isian Form Permintaan Pembayaran (tanda tangani bagian   diminta oleh,) c)     Pengajuan permintaan pembayaran harus disetujui terlebih dahulu oleh Manager bagian masing-masing (tanda tangani kolom Disetujui Oleh, bila OK) d)    Serahkan ke bagian  Adm dan Keuangan (Adm and Finance Staf), untuk dilakukan pengecekan oleh akuntan (tanda tangani bagian  Dicek Oleh, bila OK) e)     Mintakan tanda tangan Manager Keuangan (tanda tangani bagian Verifikasi Oleh, bila OK), serahkan kembali ke bagian keuangan. f)     Kasir membuatkan Voucher Pembayaran (tanda tangani bagian Dibuat oleh,) g)    Finance asisten memastikan nilai dan kode perkiraan h)  Dicek kembali oleh akuntan (bubuhkan tanda tangan Dicek Oleh, bila Ok. i)   Di verifikasi kembali oleh Manajer Keuangan (bubuhkan tanda tangan, pada bagian Verifikasi Oleh, bila Ok)  j)  Disetujui oleh Direktur (untuk seluruh transaksi dan diatas Rp. 5.000.000) atau Manajer pada divisi yang mengajukan (bila memiliki kewenangan keuangan untuk transaksi dibawah Rp. 5.000.000) k)  staf kas menyediakan uang dalam amplop (bila petty cash) atau membuatkan cheque bila transaksi bank l)    Staf yang mengajukan permintaan pembayaran, menerima uang dan menandatangani bagian Terima Oleh. 2. Permintaan Uang Muka a)     Dalam hal tersedianya uang pada kas kecil atau di rekening bank Lembaga, permintaan uang muka diizinkan b)    Silahkan mengisi Form Permintaan Uang Muka, dengan lengkap bagi yang membutuhkan uang muka (tanda tangani bagian Diajukan Oleh) a)     Pengajuan uang muka harus disetujui oleh Manager Bagian masing-masing  (tanda tangani kolom Disetujui Oleh, bila OK) c)     Permintaan pengadaan barang dan jasa, harus melampirkan daftar permintaan barang dan jasa d)    Permintaan pembiayaan kegiatan harus melampirkan usulan kegiatan.   e)     Permintaan bepergian/travel harus melampirkan Form Izin Bepergian. f)    Serahkan ke bagian  Adm dan Keuangan (Adm and Finance Staf), untuk dilakukan pengecekan oleh akuntan (tanda tangani bagian  Dicek Oleh, bila OK) g)     Mintakan tanda tangan Manager Keuangan (tanda tangani bagian Verifikasi Oleh,bila OK), serahkan kembali ke bagian keuangan. h)    Officer Keuangan membuatkan Voucher Pembayaran (tanda tangani bagian Dibuat oleh,) i)     Dicek kembali oleh akuntan (bubuhkan tanda tangan Dicek Oleh, bila Ok). j)     Di verifikasi kembali oleh manajer Keuangan (bubuhkan tanda tangan, pada bagian Verifikasi Oleh, bila Ok)  k)    Disetujui oleh Direktur (untuk seluruh transaksi dan diatas Rp. 5.000.000) atau Manajer pada divisi yang mengajukan (bila memiliki kewenangan keuangan untuk transaksi dibawah Rp. 5.000.000) l)     staf kas menyediakan uang dalam amplop (bila petty cash) atau membuatkan cheque bila transaksi bank m)      Staf yang mengajukan permintaan pembayaran, menerima uang dan menandatangani bagian Terima Oleh. n)      Uang muka harus dipertanggungjawabkan selambat-lambatnya 2 minggu setelah pengadaan dan atau kegiatan dilakukan. 3. Pertanggungjawaban Uang Muka a)    Silahkan staf pengambil uang muka mengisi Form Pertanggungjawaban Uang Muka, dengan lengkap, dan Lampirkan seluruh bukti transaksi (tandatangani bagian Diajukan Oleh). b)    Ikuti prosedur Pertanggungjawaban Non Uang Muka c)    Lampirkan bukti Tanda Terima Barang oleh Bagian Gudang (dalam hal barang yang diterima sesuai dengan barang yang di pesan, bagian gudang menandatangani, diterima oleh bila OK, bila tidak sesuai dibuatkan catatan mengapa tidak sesuai), juga lampirkan tanda terima dari pihak pemesan (bila pihak gudang menyerahkan ke  pihak pemesan, tanda tangani tanda terima distribusi barang, bila OK) d)    Lampirkan laporan kegiatan bila merupakan pertanggungjawaban kegiatan. e)    Lampirkan laporan kembali ke kantor, bila merupakan pertanggungjawaban bepergian/.travel. A.  Penerimaan Kas a)      Untuk Calon Mahasiswa (mahasiswa baru), mengisi Formulir Pendaftaran  b)      Lampirkan bukti setor uang (untuk mahasiswa lama dan baru) ke bank yang telah tervalidasi  c)     Lampirkan kwitansi penerimaan bila pembayaran dilakukan melalui bendahara Kampus  d)      Bagian keuangan membuat bukti penerimaan uang  e)     Bagian keuangan mencatat ke buku bank 6. Penggunaan Materai: a)     Bubuhkan materai Rp. 3.000 untuk setiap transaksi antara Rp. 250.000 – Rp. 1.000.000 b)    Bubuhkan materai Rp. 6.000 untuk setiap transaksi diatas Rp.1.000.000 8. Sistem Pembayaran a)     Penggunaan uang tunai hanya boleh dilakukan untuk pembelian kecil dengan nilai maksimal Rp. 2.000.000 b)    Pembayaran diatas Rp. 2.000.000 dilakukan melalui bank    9. Waktu Transaksi a)      Jam Kas 8.30 sd. 16.30 b)     Jam Istirahat 12.30 sd 13.30 c)      Lamanya pemrosesan transaksi 3 hari    10.   Tugas Bagian Keuangan       Secara Harian a)     Mengecek dan mereviu kebenaran transaksi b)    Memastikan kelengkapan dokumen transaksi c)     Kecukupan tanda tangan transaksi berdasarkan kewenangan masing-masing d)    Memproses transaksi e)     Membayar permintaan pembayaran transaksi berdasarkan prosedur yang ada baik secara petty cash  maupun bank f)     Mencatat transaksi kedalam buku petty cash dengan nilai Rp 2.000.000  dan mencatat transaksi kedalam buku bank jika transaksi menggunakan bank (baik penerimaan maupun pengeluaran) g)    Menyimpan voucher transaksi secara urut dan proporsional ke dalam Folder h)     Melakukan Physical Cashcount saat akan melakukan pengisian kembali petty cash Secara Bulanan a)     Membuat laporan keuangan